Bezwen an pou dokiman kòm prèv nan desizyon fè ki nesesè nan sitiyasyon kote yo te pran kolektivman. Pi souvan yo ranje kou a nan evènman yo itilize sa a kalite done anrejistreman kòm pwotokòl la.
mo "pwotokòl la" gen plizyè siyifikasyon - li ka dwe enstale ak pwosedi nan yon sitiyasyon sèten, ak byen fèt yon dokiman ofisyèl ki gen done yo sekans pandan diskisyon, deba a ak pou pran desizyon nan reyinyon, konferans ak reyinyon yo. Tanpri konnen byen ke li te gen plizyè fòm ki diferan nan objektif yo. Minit nan reyinyon an nan lokatè se yon dokiman nan yon kategori yon ti jan diferan pase, pou egzanp, rapò a nan otorite yo mennen ankèt sou oswa lòt otorite sipèvize.
Reyinyon nan pèmanan pou yon ti tan kominote / Colegio (reyinyon komite nan aksyonè, lokatè, Board of Directors) sijè a dokiman obligatwa. Tou depan de desizyon an pran pa Prezidan an nan òganizasyon an oswa yon gwoup, minit nan reyinyon an ka fèt nan plen (bon jan dosye sou diskou, deba kesyon, ak repons) oswa fòm abreje. Kòm yon règ, pandan sekretè a nan sesyon-an oswa lòt moun ki responsab kenbe yon dosye sou tout bagay ki k ap pase, kolekte materyèl ki gen rapò bay patisipan yo, ak Lè sa a pote yo nan yon dokiman sèl.
Ak rèspè nan kondisyon yo ki nan papye a ofisyèl, yo ke yo ap deziyen nan estanda leta yo gouvène politik yo kòrèk. Pou egzanp, nan minit yo nan reyinyon an nan mèt pwopriyete oswa lokatè nan reprezantan ki nan lòt gwoup ak òganizasyon, nan adisyon a non an nan dokiman an ak òganizasyon an, dat la nan evènman an ak ajanda a dwe endike done nan Prezidan an, sekretè, ak ale nan pati yo.
Yon rezime nan konplo a enfòmasyon ki jan sa a: Jwe - te fè (ak) - deside / tonbe dakò. se presizyon nan ansanm done a inisyal siyati Prezidan an ak sekretè a. Si sa nesesè, patisipan yo reyinyon yo ka jwenn kòm yon kopi konplè sou minit yo, osi byen ke yon ekstrè nan nenpòt ki pati nan li.
Gen kèk nan nuans yo nan done yo enfòmasyon se yon dokiman ki reflete popilasyon an kolektif pou reyinyon yo, k ap viv nan bilding apatman. Nan ka sa a, nan reyinyon an pwotokòl pwopriyetè kay yo ap fè asire w ke done yo sou fòm la nan evènman an (rasanbleman an aktyèl la nan moun oswa pou vote absan sou ajanda a), adrès aktyèl la ak zòn nan nan di detache objè, ki kantite moun vote prezan ak sa ki nan yo.
Anplis de sa, aplikasyon an obligatwa nan dokiman an se yon lis surnon nan patisipan (oswa reprezantan yo), ak nimewo a nan apatman yo, nan posesyon an. Si opinyon an nan rezidan yo te resevwa nan absantya, nan lis la plis yo ta dwe espesifye pa sèlman sou done yo imen, men tou, desizyon li yo sou tout pwoblèm sou ajanda a. Epitou, li ta dwe genyen ladan tou enfòmasyon sou dokiman an, ki konfime dwa pou yo pwopriyetè oubyen posesyon yon kote espesifik nan yon pati nan kay la, osi byen ke volonte a nan chak sitwayen pou atik yo ke yo idantifye nan ajanda a nan fòm ki klè ak aksepte (dakò, dakò, abstrenn). Se sèlman anba kondisyon sa a, rezidan yo satisfè minit ap valab.