Règ nan korespondans biznis pa e-mail. Biznis Lèt: echantiyon. Ki jan yo voye yon e-mail

Plis pase dis ane ki sot pase, li te korespondans biznis pa e-mail te vin jwenn imans popilarite e li te devni youn nan metòd prensipal yo nan kominikasyon biznis. Jodi a li se difisil jwenn yon moun ki ta nan pratik entèpèsonèl kominikasyon pa ta sèvi ak e-mail. Malgre sa, anpil moun jodi a ap mande ki jan yo voye yon e-mail pou ke tout règ yo yo te swiv? Menm jan ak èd nan lèt konpetan fòme moun k ap resevwa nan yon enpresyon bon sou moun k la?

Repòtaj sa a dekri règleman yo nan korespondans biznis pa e-mail, ak konsèy pratik bay nan atik sa a yo ede aprann kominikasyon biznis la apwopriye nan preparasyon an nan e-may.

Anpil kòmanse jou k ap travay yo jis yo tcheke bwat lèt la pou mesaj nouvo. Men, malerezman, malgre prévalence de metòd sa a nan echanj nan enfòmasyon, anpil moun pa konnen ki jan yo byen sèvi ak lang lan nan korespondans biznis, pran e-may pou yon fason enfòmèl yo kominike.

Akòz vitès la nan livrezon nan Imèl li fasilite echanj la nan dokiman enpòtan ofisyèl, fòm, aplikasyon pou, men isit la moun ki fè erè lè voye Imèl. Trè souvan bagay sa yo rive ke nan preparasyon an nan yon echanj e-mail ak nenpòt dosye alokatèr pou nenpòt ki rezon pa reprezante redaksyon yo akonpaye epi yo pa anfòm tèm nan, sa ki kapab konplike travay la nan moun ki resevwa. Rezon ki fè atik sa a yo reponn kesyon an: ki jan yo voye yon e-mail, ak yo obsève tout règleman yo nan biznis ekri kominikasyon pa vle di nan e-mail?

Nan konpile Imèl yo dwe ranpli nan tout jaden yo

Règ nan korespondans biznis pa imel mande pou moun k la ranpli nan tout jaden yo bay nan imel la, tankou adrès ak non moun k ap resevwa a ak moun k. Li dwe nesesèman dwe dekri kòm yon tèm ki yon ti tan dekri sans nan lèt la voye bay. Trè souvan kòrèkteman dekri nan tèm nan sò a voye lèt ak vitès yo rezoud mete deyò ladan l 'pwoblèm nan. Imèl Biznis ta dwe kòmanse ak yon salitasyon - ekspresyon sa a ki senp nan respè pou moun k ap resevwa a se trè enpòtan pou tout korespondans yo. Apre ta dwe bonjou a dwe ki te swiv pa tèks la, ki te rele "kò a nan lèt la," ak nan fen a kite yon siyati, pou egzanp, "Salitasyon, Brice Pyè Ivanovich."

Salitasyon nan korespondans biznis

Nan moman sa a nou ta dwe plis egwize konsantre li, kòm yon jès de respè trè enpòtan nan tout aspè nan kominikasyon biznis. Optimal fraz bonjou se "Bon maten" oswa "Bonjou." korespondans biznis pa limit moun k e-mail nan itilize nan fraz la "Bon apremidi" oswa "Bon maten", jan moun k ap resevwa a kapab li lèt la long apre li resevwa li yo. Li se tou pa kòrèk yo itilize nan bonjou ekspresyon familye yo itilize nan konvèsasyon aksidantèl.

Apre mo sa yo akeyi oswa ekspresyon ta dwe te fè nan moun k ap resevwa a pa non ak patronimik, tankou si non an nan moun k la se enkoni, pwen sa a ka sote. Apre diskou a akeyan kapab deplase sou nan prezantasyon an nan sib la lèt.

Atachman nan korespondans biznis pa e-mail

Si objektif prensipal la nan ekri se pa sèlman ekri istwa a ak prezantasyon an nan matyè a, men tou, administrasyon an nan dosye a, li pi bon nan bwa yo voye objè ki nan plas an premye. Li rive souvan ke anpil ekspeditè, akòz negligans, ki montre sans nan kesyon an nan tèks la nan lèt la, bliye mete envestisman an nesesè. neglijans Sa ka yon move efè sou repitasyon biznis la nan biznis la nan moun k la.

E-mail ta dwe rekonèt ak kout

korespondans biznis pa règ e-mail mande pou moun k la gen yon rekonèt Non e-mail, ki dwe pote enfòmasyon ki kòrèk la sou non moun k la. Trè kout epi yo pa gade komik, lèt ofisyèl ak apèl, lè adrès la elektwonik endike ekspresyon enfòmèl oswa mo, pou egzanp, e-mail «limon_petya». Li sanble anpil endiy pou yon adilt. Pou biznis korespondans se pi bon yo kreye yon adrès imel separe epi obsève etikèt la nan korespondans biznis pa imel.

Lè l sèvi avèk Reply an rapid fonksyon (Repons) sou repons lan deja resevwa lèt

Reply fonksyon oswa Repons (nan abreje fòm li sanble :) Re ede itilizatè a yon fason rapid pou reponn a pi bonè voye nan moun k la nan mesaj la. Fonksyon sa a te gen tou yon aplikasyon inivèsèl li konvèsasyon an anvan ak moun nan sou yon sijè bay yo. Men, règleman yo nan korespondans biznis pa e-mail mande pou moun k la chanje non sijè sa a nan ekri biznis, si nan yo moman sa a nan diskisyon korespondans chanje.

Anvan voye yon lèt biznis yo ta dwe koreksyon pou òtograf ak ponktiyasyon

E-mail fè l pi fasil fè echanj enfòmasyon, men korespondans biznis pa ta dwe neglije règleman yo nan lang nan Larisi, kòm admèt erè neglijans kapab afekte kredibilite nan moun k la. Anvan ou voye yon imèl, ou ta dwe wè tèks plizyè fwa yo, epi byen tcheke pou ofograficheskih ak ponktiyasyon erè. Anpil kliyan e-mail gen yon karakteristik période chèk, kidonk, ou ta dwe peye atansyon sou mo sa yo souliye nan wouj. Si gen dout nan òtograf ki kòrèk la, ou ta dwe chèche èd nan men entènèt la oswa tcheke òtograf la lè l sèvi avèk diksyonè sou òtograf.

ta dwe jaden alokatèr dwe ranpli nan vire ki sot pase a

Pou evite voye lèt oswa fini inedi adrès la destinasyon nan yon lèt biznis yo ta dwe konplete nan Nick a nan tan anvan ou voye. Sa a se règ tou te enkli nan Basics yo nan korespondans biznis pa e-mail. Li k ap pase ke lè ranpli jaden yo Destinasyon e-mail lan yo ofri yon lis deja itilize pa moun k ap resevwa a, li tou yo ta egwize konsantre yo nan lòd yo pa erè voye yon lèt biznis trase moute pa alokatèr la.

Structuration yon lèt biznis

règ structuration Tèks aplike pa sèlman nan papye, men tou nan règleman yo nan korespondans biznis pa e-mail. Li pa toujou pratik yo moun k ap resevwa a li gwo kantite mesaj tèks sou ekran an. Pou senplifye pwen sa a yo ta dwe kraze tèks la lojikman fòme paragraf ti, epi evite ekri lèt biznis sofistike pwopozisyon tèks. Longè a pi bon nan yon fraz yon sèl nan yon lèt biznis ta dwe gen okenn plis pase kenz mo yo.

Sans la nan yon lèt biznis ta dwe bay sou baz byenfonde

Anplis sa a tèm nan yon lèt biznis, yon moun k ap resevwa ta dwe enterese epi klèman formul premye a ak fraz an dezyèm nan tèks la nan kò moun. Travay moun k la se prezante nan kòmansman an nan ekri pwoblèm lan oswa pwoblèm ki te sou li adrese moun k ap resevwa a. Nan fraz la an premye, li ta dwe deziyen objektif ki se voye nan yon lèt biznis. Egzanp: "Nou enfòme ou ke kondisyon ki nan responsablite a ki sou kontra a №45 nan 02.01.2017," Sou mete materyèl esansyèl "vini nan yon fen. Pou etann kontra a, ou ta dwe soumèt yon pake dezyèm nan dokiman yo. " Mèsi a moun k ap resevwa nan sib deziyen se kapab atrab lide nan prensipal nan yon lèt biznis. Si lèt yo twò gwo tèks, li se pi bon prévaloir plant la de atache yon fonksyon nan envèstisman yo nan fòm lan nan yon dokiman tèks, men ki gen yon bwat tèks ta dwe kite yo redaksyon yo bay la ki salum yon lèt biznis. Egzanp: "Mwen menm k'ap voye ou prezante yon kopi elektwonik nan lèt la nan" Mac-operasyon ". Tanpri enfòme desizyon ou sou ekstansyon sa a nan kontra a №45 nan 01.02.2017, "Sou mete materyèl esansyèl" nan yon lèt bay dat limit la. "

Pou chak Imèl biznis dwe reponn

Gen yo se egzanp negatif nan korespondans biznis, benefisyè a inyore lèt la biznis, pou kèlkeswa rezon. Pafwa li ka aktyèlman ap ka kote repons lan pa ka bay akòz sèten sitiyasyon, pou egzanp, solisyon an tèm nan pwoblèm nan ka pran plizyè jou oswa moun k ap resevwa a se nan panse epi yo pa ka imedyatman reponn kesyon an. Nan ka sa a, se yon kòmantè kout sou sijè sa a, pou egzanp, "Hello, Pyè Ivanovich ta dwe bay yo. Mwen te resevwa lèt ou a, men jodi a jwenn li difisil a reponn, paske mwen gen konsilte avèk Supérieure. Mwen ap fè yon rapò pwoblèm ou nan direktè jeneral la nan konpayi nou an epi yo pral ba yon repons ofisyèl nan fen semèn nan. Yours fidèlman, Sales Manager Belov Ivan Gennadevich. "

Li se vo sonje ke si pa gen okenn repons bay nan twa jou k ap travay, lefèt ke ka silans la nan lèt la biznis moun k ap resevwa dwe estime kòm yon neglijans la oswa refi yo kominike avèk moun k la.

Nan desen moute lèt la repons ta dwe reponn tout kesyon yo leve soti vivan

Si se lèt la adrese nan yon moun k ap resevwa ap kesyon pèsonaj la, lè desen moute lèt la ta dwe bay repons a kesyon yo nan priyorite a, ki se prezan nan tèks la ki kapab lakòz nan lèt la biznis. Si kesyon yo te mande, moun k la Espere resevwa repons espesifik. Nan desen moute repons yo lèt ou pa ta dwe konte, ou jis bezwen eksprime panse yo nan lòd. Pou reponn tout kesyon sa yo, ou premye bezwen re-li plizyè fwa te resevwa yon lèt biznis, epi si twò anpil kesyon, li pi bon yo ekri yo apa, pou fè pou evite ki disparèt. Si ou pa ka bay yon repons nan kèk nan kesyon sa yo, li nesesè nan pwen ke nan moman sa a, pou kèlkeswa rezon, repons lan pa ka bay yo.

pa abize akwonim yo, konsepsyon emosyonèl ak tirer

Gen yo se egzanp negatif nan korespondans biznis, kote li dilye emeteur, lè l sèvi avèk siy enfòmèl nan fòm lan nan bèl souri. sèvi ak yo se popilè nan rezo sosyal, men règ biznis korespondans pa akeyi montre sa yo nan emosyon, paske moun k ap resevwa a pa ka konnen verite valè yo, epi aksepte yo kòm enkonpreyansib l 'yon seri erè ponktiyasyon.

Li se tou vo bay moute ekri tèks la nan lèt kapital la. Sou entènèt la se yon seri mo ekri nan lèt majiskil rele "t'ap rele byen fò fraz" ak fraz sa yo souvan pote yon koulè negatif. ka moun k ap resevwa lè li lèt biznis elektwonik dwe konsidere kòm yon font negatif ki pral move konsekans sou pèsepsyon la nan sans. Nan evènman an ki yon lèt biznis se nesesè yo mete aksan sou enpòtans ki genyen nan yon pwen, fè pi bon pou sèvi ak fraz entwodiksyon, pou egzanp, "Tanpri sonje ke ou bezwen bay yon pake ki gen dokiman pou ekstansyon sa a nan kontra a pa pita pase 10/02/2017 ane," oswa "Tanpri note ke dokiman yo ekstansyon sa a nan kontra a yo ta dwe soumèt anvan 10.02.2017 ane. "

Li pa nesesè transmèt enfòmasyon sansib via lèt elektwonik

Transmèt enfòmasyon pèsonèl oswa konfidansyèl se pi bon vle abandone kont imel, jan yo gen yon risk nan entèrsèpsyon pa entru enfòmasyon pou itilize pou rezon pwòp yo. enfòmasyon sa yo ka gen ladan: nimewo telefòn, modpas nan kat kredi, kont labank pèsonèl, elatriye Li se enpòtan sonje ke se enfòmasyon ki estoke sou ajan an lapòs sèvè ak nan ka a nan ranje andedan ka yo vòlè li ...

Lèt la dwe nesesèman gen siyati a nan moun k la

Kòm mansyone pi bonè, chak imel voye dwe gen ladan konkretize siyati. Anpil fwa bwat mesaj devlopè prezante blòk la Siyati, nan ki ou ka antre nan done ou sou kantite a pozisyon, non ak kontak telefòn. Imedyatman, yo pral inite a otomatikman dwe parèt nan fen chak imel, ki pral senplifye sezisman an. Li enpòtan yo kreye yon siyati ki moun k ap resevwa a te kapab reponn ak lèt la nan adrès ki kòrèk la moun k la. Yon egzanp sou yon siyati ta ka gade tankou sa a: "Sensèman, Head nan Komèsyal Petrov Nikolay Aleksandrovich, +79810000000."

Desen konklizyon, li ta dwe te note ke nan lòd yo konprann ki jan yo ka fè korespondans biznis pa e-mail, li pa nesesè yo devlope eleman adisyonèl ak konplèks. Li ta dwe jis bwa nan règ debaz yo nan etikèt epi respekte règleman yo nan lang nan Larisi.