Ki sa ki se dosye jesyon ak jesyon dokiman?

Siksè nan biznis depann sou òganizasyon apwopriye li yo. Tou de administratè ak anplwaye ta dwe konnen ke dokiman sa yo. Ki sa ki karakteristik li yo, ki kalite gen, e ki sa règleman yo ta dwe pran an kont nan òganizasyon an nan workflow?

Ki sa ki se dosye jesyon

Nenpòt òganizasyon, kèlkeswa de de an komen ak karakteristik, li kreye nan kou a nan biznis yon varyete de papye. Li kapab tou de lòd ak lèt, ak rapò. Tout moun nan yo apatni a dokiman an òganizasyonèl ak administratif.

Biwo travay - yon aktivite yo kreye dokiman nan òganizasyon an, fèt pa kèk regleman ak kondisyon. Pi souvan nan antrepwiz yo asiyen anplwaye devwe, travay nan sektè sa a. Nan konpayi ti ka fonksyon sekretè ap mete sou prèske nenpòt anplwaye yo.

Si ou konprann sans nan tèminoloji a (sa ki dokiman), li vin klè ke orijin nan mo a. Sa a, pi wo a tout moun, determinasyon a sou yon konpayi asirans materyèl nan enfòmasyon ofisyèl yo. Pandan pwosesis sa a kreye dokiman òganizasyonèl ak administratif, ki imedyatman inisye aksyon sèten.

Tèm "Biwo" parèt pou yon tan long, men se sèlman nan mitan an nan dènye syèk lan, ofisyèlman te pran fòm, yo te fiks nan règleman yo nan nivo eta a.

jesyon Biwo ak jesyon dokiman - sa ki sa li ye?

Òganizasyon an pa ka egziste poukont nan lalwa Moyiz la. Li se toujou yon jesyon dosye ak jesyon dokiman. Ki sa li, ki sa karakteristik nan papye a transfè, Ki jan pou fè aranjman pou yo? Pwoblèm sa yo yo rezoud pa espesyalis: sekretè, archivist, anplwaye nan depatman an pèsonèl sa yo.

korespondans biznis enplike nan fixing enfòmasyon sou yon medyòm byen mèb, kreyasyon an nan yon papye oswa enstriman elektwonik. Nan baz li yo se bati workflow òganizasyon - lòd mouvman oswa yon lèt ki soti nan kreyasyon li yo nan ekzekisyon ak voye achiv la oswa destriksyon.

Kòm nan plas la nan papye biznis ki gen rapò ak anplwaye ak jesyon nan dokiman an òganizasyon se divize an ekstèn ak entèn yo. Soti nan sous la pral depann de fason lòd yo pi devan, lèt yo.

Entèn òganizasyon dokiman enplike nan etap sa yo:

• kreyasyon an nan dokiman an pwojè;
• kowòdinasyon;
• bouyon dokiman siyen, mete desann dat ak nimewo enskripsyon an; nan moman sa a nan enskripsyon se konsidere kòm ofisyèlman pibliye ak aksepte pou ekzekisyon;
• yo pote otè krim yo ak siveyans;
• ekzekisyon nan lòd;
• enskripsyon nan ekzekisyon an nan dokiman pou depo, tou depann de distribisyon an ak nesesite;
• destriksyon nan dokiman biznis ak ekspire oswa konsepsyon yo pou achiv.

Etap dokiman ekstèn kòm yon antye yo sanble, men gen kèk diferans:

• Dokiman bay konpayi an soti an deyò de la. Papye sa a kapab paran ak pitit, branch, règleman nan men otorite yo nan otorite ofisyèl, lòd tribinal, lèt yo soti nan sitwayen ameriken.
• Tout te resevwa nan òganize dokiman biznis oblije sibi pwosedi a enskripsyon an. Li konfime ke yo yo te pran anba kontwòl.
• Pwochen etap la se yo travay avèk dokiman, entwodiksyon an oswa kondisyon pèfòmans.
• Si sa nesesè, se yon repons fòmèl fè fè yo.
• dènye etap-la - desen sou depo long oswa achiv, ak destriksyon evantyèlman.

Anplis de sa, ki gen rapò ak jesyon an nan òganizasyon an yo sa ki annapre yo kalite dokiman:

• anwo - soti nan esklav nan chèf yo (nòt eksplikasyon);
• anba - soti nan jesyon an bay anplwaye yo (lòd);
• orizontal - ant pozisyon egal (zak, pwotokòl).

Tout etap nan dokiman an se an mouvman nou jwenn sa ekri nan jounal espesyal. Yo ka fè nan plizyè fason diferan:

• anrejistre nan dokiman mouvman;
• kat dokiman;
• dokiman elektwonik se pi komen nan a vas majorite de òganizasyon yo.

Karakteristik nan pwosedi yo tribinal

Anpil mande sa ki dokiman legal la, ak kijan li diferan de total la. ka nan tribinal - li se yon seri yon ti kras diferan nan dokiman ak prèv materyèl. Bon depo ak mouvman bay transparans nan sistèm jidisyè a. Jijman Biwo, kontrèman ak òganizasyonèl pouvwa gen volontè. Li se ki fèt pa moun ki otorize epi li se entèdi kontwole. Pou l ', regilasyon a ak byen defini tout etap yo moute nan destriksyon an.

fonksyon nan Sekretè a

Pifò nan anplwaye yo nan konpayi an lide trè vag nan sa ki dokiman ak papye. Pou sa menm Secretary - aktivite pwofesyonèl.

Sekretarya antrepriz fè fonksyon debaz yo nan jesyon dokiman. yo fòm nan ak karakteristik nan òganizasyon travay biznis sèvis dosye kenbe divize an kalite sa yo:

• Santralize - tout sekretè yo nan depatman an menm ak Biwo travayè sijè-chèf oswa Senior Sekretè.
• Desantralize - sekretè yo ak anplwaye fè travay yo, gaye toupatou nan pati nan òganizasyon an epi matyè a nan Supérieure diferan.
• Melanj - li se pi komen nan òganizasyon gwo.

Karakteristik dokimante konpayi a pral dirèkteman depann sou sa ki fòme Sekretarya a adopte.

Enstriksyon sou biwo-travay

Kèlkeswa gwosè a ak fòm de de an komen, nan nenpòt òganizasyon dwe yon zak normatif reglemante mouvman an nan dokiman yo. Ki sa ki se enstriksyon an sou jesyon dosye, ak kouman yo fè? Pwoblèm sa a se ki konsène yo pa sèlman nan sekretè men tou, nan mitan lidè yo.

Enstriksyon sou biwo-travay - sa a se règleman an entèn òganizasyon an ki te apwouve pa lòd oswa enstriksyon manyèl yo, aksyon pou tout tan. Li eple soti tout premye etap yo nan pasaj la nan dokiman an, yo se lis la nan posts, ki gen siyati ka legalized dokiman ofisyèl, prezante echantiyon konsepsyon, espas vid ak fòm.

dosye kenbe

Nan òganizasyon tou piti nan yon nivo ki ba nan dokiman (mwens pase 200 pou chak ane) gen okenn kesyon ke sa a kenbe dosye-li. Tout se deside fòs anplwaye yo tèt yo, oswa menm tèt yo.

Si dosye obligasyon yo kenbe yo pa pou anplwaye dirèk epi yo pa eple soti nan kontra travay l 'yo, li nesesè yo bay yon dekrè angajman fonksyon yo. Dokiman sa-a ta dwe detay nan penti devwa adisyonèl, responsablite ak konpansasyon.

Features dosye anplwaye

Si òganizasyon ou opere yon anplwaye yon sèl, asire w ke ou pral kreye dokiman travay. Kesyon an nan sa ki HR externalisation, se espesyalman enpòtan pou konpayi yo avèk yon ti kantite anplwaye yo.

HR externalisation - se asire mouvman an nan dokiman espesifik ki gen rapò ak travay la nan anplwaye yo. Anjeneral, devwa sa yo te pote soti nan yon inite espesyal - Pèsonèl Depatman. fonksyon yo gen ladan resepsyon, pwosesis aplikasyon an epi depo nan HR dokiman yo. Ki gen ladan pwosesis la nan done pèsonèl ki se konfidansyèl.

Pèsonèl dokiman anjeneral fèt apa nan konfòmite a an jeneral ak règleman yo nan vi prive ak depo karakteristik.

optimize nan biwo

Malgre devlopman an rapid nan teknoloji dijital, anpil òganizasyon yo difisil yo optimize workflow la. Ap kontinye mennen korespondans lan fin vye granmoun-alamòd papye ak fè mòso bwa regilye.

Sa a se akòz de faktè:

• rezistans nan anplwaye inovasyon antrepriz;
• mank de finans.

Manadjè ta dwe sonje ke workflow optimize avèk envèstisman konsiderab bay yon siyifikatif efè ekonomik yo.