Ranje a nan ka. Lòd la nan fòmasyon

Tout dokiman apre ekzekisyon yo dwe gwoupe nan ka-a. tèm "biznis la" nan akò ak GOST 51141-98 se yo dwe konprann yon dokiman yon selibatè oubyen mete nan dokiman, ki gen rapò ak yon direksyon patikilye nan òganizasyon an epi yo mete yo nan yon katab anba kouvèti apa a. Pou fòmasyon kòrèk, depo a ak anrejistreman nan ka nan chak òganizasyon dwe chak ane (pran an kont chanjman ki fèt nan anviwònman an ekstèn ak entèn) eleman nomanklatur Afè, ki se esansyèl pou yon rechèch rapid nan dokiman yo.

Lè fòme zafè yo nan nenpòt ki inite yo ta dwe gide pa kondisyon ki nan sistèm la eta ki ini nan kenbe dosye-li. Dispozisyon ki prensipal yo mete soti nan GOST 51141-98, dokiman prensipal yo nan Depatman an Achiv nan Gouvènman an, Ris, direktiv achiv kò, lis nan materyèl dokimantè. Li enperatif konfòme l avèk kondisyon ki nan depo nan dokiman ak dosye. Si yon òganizasyon ki gen yon estrikti konplèks ak fonksyon anpil moun nan chak depatman ak toupatou nan òganizasyon an aplike prensip inifòm pou òganize dokiman, fòmasyon ak ka Indexing. Se poutèt sa anplwaye nomanklatur Afè Depatman, bon jan kalite sèvis, nenpòt lòt inite estriktirèl ta dwe oswa òganizasyon an ap fòme pran an kont kondisyon ki nan dokiman normatif.

Nan premye etap la se yo idantifye pwoblèm yo ak kategori nan dokiman, ki dwe gen ladan inite nomanklatur oswa òganizasyon ka yo. Nou ta dwe kontinye soti nan bezwen nan yo kouvri tout montan lajan an nan dokiman ki jan yo kreye epi resevwa. Lè ou wè kesyon yo nouvo ki pa kouvri nan nomanklatur a, li nesesè fè testaman. Fòm Afè nomanklatur ta dwe pèmèt alè aktyalizasyon li. Se poutèt sa, lè Indexing Afè ta dwe bay posibilite pou endis nouvo ak eskli ranplase deja asiyen endis deja fòme ka. Pase biznis fini te pote sou nan seri a ane pwochèn soti nan prezèvasyon a nan nimewo orijinal la.

Tit la nan chak ka dwe klè ak konplètman divilge konpozisyon sa a nan ka a ak sa ki ekri nan dokiman yo ke yo mete nan dosye sa a. Sou yon katab yo dwe espesifye endèks ak lavi sa a ki etajè nan ka-a. se Konsolidasyon nan ka te pote soti sou baz la nan nominal la, pou egzanp, lòd, pwotokòl, enstriksyon ak sou sa. Ka ka configuré an detay, pou egzanp, korespondans ak yon repòtè sèten, korespondans pou rezèv la nan matyè premyè, korespondans ak repòtè yo, konbine sou yon baz teritoryal, ak sou sa.

Lè gwoupman dokiman ta dwe peye atansyon sou kondisyon ki nan depo yo. Pa kapab konbine nan yon sèl ka dokiman nan depo tanporè ak pèmanan oswa peryòd depo diferan. Li pa pèmèt yo mete nan kontra a bouyon, dokiman petinan oswa kopi opsyon anpil avans. Nan fòmasyon an nan zafè ta dwe tcheke nan prezans nan tout siyati dokiman ak bon clearance.

Afè Indexing, ak lòd nan priyorite yo ta dwe te fè nan lòd nan enpòtans. Premye a esplike dokiman ki pi enpòtan (lòd, règleman oswa lòt dokiman administratif). nomanklatur a nan zafè ta dwe gen ladan endis ak tit nan zafè, tèm ak kondisyon nan depo, lòd evakyasyon. Ranje a nan ka ki te apwouve pa lòd a te etabli nan òganizasyon an ak te dakò ak ofisye a nan Achiv yo Eta a nan rejyon an. Nan fen ane a nan nomanklatur la bay final dosye ki montre kantite ka ki te louvri pandan ane a nan chak kategori. Depoze ka achiv pèmanan oswa jete nan ka depo pou yon ti tan (nan matirite) se fèt dapre etabli nan pa Enstriksyon an sou biwo travay- nan òganizasyon bò dwat la.